物理与力学学院会议室管理办法

学院会议室是学院召开各类会议及开展公务接待的重要场所，是展示学院整体工作风貌的重要窗口。为规范学院会议室的管理和使用工作，提高会议室使用效率和使用效果，特制定本管理办法。
    一、学院会议室定义

学院会议室包括院行政楼会议室、报告厅、各内设单位会议室、研讨室。

二、使用范围
1.学院及各系举办的各类会议。
2.学院组织承办的学术讲座。
3.接待外宾、重要领导及重要来宾的相关活动。
4.各办公室临时组织召开的工作会议。
5.学院承办的用人单位宣讲会。 
6.其他与学院相关的工作会议。
三、会议室的使用和管理

1.统一管理与预约。学院会议室由行政办公室进行统一管理、协调与安排。为有效避免场地冲突，除党政联席会等常规会务安排外，其他使用人需至少提前一天通过线上小程序进行预约，并详细登记会议内容、使用时间等信息，行政办公室将根据实际情况予以安排。

2.统筹安排原则。若出现两个或两个以上单位同时申请使用同一会议室的情况，行政办公室将综合实际状况进行统筹协调。一般遵循先联系者优先安排的原则。但在特殊情况下，所有使用单位均需服从学院临时召集的紧急会议对会场的调整安排。

3.会前准备工作。使用单位应依据会议使用时间，提前与行政办公室沟通联系，以便及时打开会议室。同时，自行做好会议所需的茶水准备等相关工作。
    4.保持室内整洁与设备爱护。使用会议室期间，使用单位及参会人员需自觉维护室内清洁卫生，严禁在会议室内吸烟、随地吐痰，禁止乱扔杂物、废纸、饮料瓶等，不得在会议桌面留下任何痕迹。严禁携带具有危险性、污染性的物品进入会议室。使用单位及参会人员应爱护室内的各种设备、用品，若因人为因素导致设备损坏或物品丢失，由使用部门或相关当事人承担相应的赔偿责任。
    5.会后清理工作：会议结束后，使用单位需及时清理会场卫生，若会议期间移动过桌椅，需自行将其恢复原状。同时，关闭投影、音响、空调等设备电源，并关好门窗。

四、惩罚措施

对于未按照本管理办法要求使用会议室的单位，学院将提出警告；若被警告两次，学院将禁止该单位再次使用会议室。

五、本办法由物理与力学学院负责解释，自公布2025年9月正式施行。